Formaltis : un logiciel performant pour organiser et piloter le plan de formation

Piloter un plan de formation sans outil adapté, c’est un peu comme tenir une comptabilité sur un carnet à spirales. Ça fonctionne un temps, puis les erreurs s’accumulent, les données se perdent et le temps file. C’est exactement le problème que Formaltis cherche à résoudre. Ce logiciel de gestion de la formation accompagne les responsables RH, les services formation et les centres de formation dans l’organisation, le suivi et le pilotage de la formation professionnelle continue. Du recueil des besoins au reporting final, la solution couvre l’ensemble du cycle de vie d’un plan de développement des compétences.

Mais concrètement, à quoi ressemble Formaltis au quotidien ? Quels sont ses modules, ses forces, et comment s’intègre-t-il dans un SIRH existant ? C’est ce que nous allons détailler dans ce guide complet.

Ce qu’est Formaltis et à qui il s’adresse

Formaltis est un progiciel RH spécialisé dans la gestion de la formation. Édité par le groupe Sneg, il a été conçu dès l’origine avec une architecture full web, ce qui signifie qu’il fonctionne directement depuis un navigateur, sans installation locale. PC, tablette, smartphone : l’accès est possible depuis n’importe quel terminal connecté.

La solution s’adresse à deux publics principaux :

• Les entreprises (PME, ETI, grandes entreprises, secteur public) qui ont besoin de structurer leur politique de formation, de gérer les budgets associés et de suivre les compétences de leurs collaborateurs.
• Les centres et organismes de formation qui doivent planifier des sessions, gérer les intervenants, optimiser le remplissage et assurer le suivi administratif et financier.

Formaltis ne se positionne pas comme un LMS (Learning Management System) classique. Il ne propose pas de création de contenus pédagogiques en ligne. Son terrain de jeu, c’est la gestion administrative, budgétaire et stratégique de la formation. Et sur ce créneau, il va en profondeur.

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Les modules de Formaltis en détail

L’un des atouts de Formaltis, c’est sa structure modulaire. Chaque entreprise peut activer les briques dont elle a réellement besoin, sans surcharger l’outil de fonctionnalités inutiles. Voici les principaux modules proposés.

Le module gestion de la formation

C’est le cœur du logiciel. Il permet de gérer l’intégralité du cycle de formation :

• Recueil des besoins auprès des managers et des collaborateurs
• Construction du plan de formation prévisionnel
• Gestion du catalogue des organismes et des stages
• Planification et organisation des sessions (dates, lieux, formateurs, matériel)
• Suivi de l’historique des formations par individu
• Gestion budgétaire avec suivi des engagements, de la facturation et création de modèles de factures personnalisés

Ce module centralise toutes les informations au même endroit. Fini les fichiers Excel éparpillés entre trois services : le responsable formation dispose d’un tableau de bord unique pour piloter ses actions.

Le module GPEC

Le module de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet de travailler sur les référentiels de postes, d’emplois et de compétences. Concrètement, il sert à :

• Identifier les compétences actuelles de chaque collaborateur
• Repérer les écarts entre les compétences détenues et les compétences requises
• Construire un plan d’action pour combler ces écarts, notamment par la formation
• Disposer d’une cartographie des compétences à l’échelle de l’entreprise

Ce volet GPEC fait de Formaltis plus qu’un simple outil administratif. Il devient un véritable levier stratégique pour anticiper les besoins en compétences et aligner la politique formation sur les objectifs de l’entreprise.

Le module entretiens

Les entretiens professionnels sont une obligation légale, mais aussi un moment clé pour recueillir les souhaits de formation des collaborateurs. Le module entretiens de Formaltis permet de :

• Planifier et organiser les entretiens annuels et les entretiens professionnels
• Digitaliser les supports d’entretien (grilles d’évaluation, objectifs, commentaires)
• Centraliser les demandes de formation exprimées pendant l’entretien
• Assurer la traçabilité des échanges pour répondre aux obligations réglementaires

L’intérêt est double. D’un côté, le responsable RH gagne du temps sur la logistique. De l’autre, les informations collectées alimentent directement le plan de formation et le module GPEC.

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Le module reporting

Le reporting est souvent le parent pauvre des outils de gestion de formation. Pas chez Formaltis. Le module dédié permet de :

• Créer des tableaux de bord personnalisés
• Suivre les écarts entre le prévisionnel et le réalisé
• Mesurer les indicateurs clés : taux d’achèvement, budget consommé vs engagé, répartition par catégorie de personnel
• Générer des bilans sociaux et des exports dans différents formats
• Distribuer facilement les rapports aux parties prenantes (direction, managers, CSE)

Dans un contexte où les directions générales demandent de plus en plus de données chiffrées pour justifier les investissements formation, ce module se révèle indispensable.

Le portail RH

Formaltis intègre également un portail RH collaboratif qui permet de décentraliser l’information. Les collaborateurs peuvent consulter le catalogue de formations, soumettre des demandes, suivre l’avancement de leurs parcours. Les managers, eux, visualisent les besoins de leur équipe et valident les inscriptions. Cette couche collaborative favorise l’adhésion de l’ensemble des acteurs au dispositif de formation.

Pourquoi Formaltis se distingue des autres solutions

Le marché des logiciels de gestion de la formation est riche. Entre les SIRH généralistes qui intègrent un module formation basique et les LMS purement orientés e-learning, Formaltis occupe une place à part. Voici ce qui fait sa spécificité.

Une solution 100 % web et intégrable au SIRH

L’architecture full web de Formaltis facilite le déploiement. Pas de logiciel à installer sur les postes, pas de mise à jour manuelle. La solution est accessible depuis n’importe quel navigateur et s’intègre nativement aux systèmes d’information existants grâce à des webservices. Que l’entreprise utilise SAP, HR Access ou un autre SIRH, Formaltis peut s’y connecter pour échanger des données (import/export, synchronisation des référentiels).

Une couverture fonctionnelle large et spécialisée

Là où beaucoup de solutions se contentent de la planification des sessions, Formaltis couvre l’ensemble de la chaîne : recueil des besoins, GPEC, entretiens, planification, budget, suivi, reporting. Cette profondeur fonctionnelle évite de devoir jongler entre plusieurs outils.

Une gestion budgétaire intégrée

Peu de solutions de gestion de formation offrent un suivi financier aussi poussé. Formaltis permet de gérer la facturation, de créer des modèles de factures personnalisés, de suivre les engagements budgétaires en temps réel et de comparer le budget prévisionnel au budget consommé. Pour les responsables formation qui doivent rendre des comptes sur chaque euro investi, c’est un argument de poids.

Une solution adaptée au secteur public comme au privé

Formaltis est utilisé par des entreprises de toutes tailles, mais aussi par des organismes du secteur public. L’ENSOSP (École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers) utilise par exemple le progiciel pour gérer ses formations, ce qui témoigne de la capacité de la solution à répondre à des exigences réglementaires et organisationnelles spécifiques.

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Comment tirer le meilleur parti de Formaltis

Adopter un logiciel de gestion de la formation ne suffit pas. Encore faut-il l’utiliser correctement pour en tirer de vrais bénéfices. Voici quelques bonnes pratiques.

Commencer par structurer ses référentiels

Avant de lancer Formaltis, il est essentiel de disposer de référentiels propres : fiches de poste à jour, catalogue de formations validé, grille de compétences cohérente. Le logiciel est un outil puissant, mais il ne remplacera pas un travail préalable de structuration des données RH.

Impliquer les managers dès le départ

Le recueil des besoins fonctionne d’autant mieux que les managers jouent le jeu. En leur ouvrant l’accès au portail RH de Formaltis, on les responsabilise dans l’identification des besoins en compétences et on fluidifie les échanges avec le service formation.

Exploiter le reporting pour piloter, pas seulement pour constater

Trop d’entreprises utilisent le reporting comme un simple outil de bilan en fin d’année. Or, les tableaux de bord de Formaltis permettent un pilotage en temps réel. Suivre les écarts entre le plan prévisionnel et le réalisé chaque mois, c’est la meilleure façon d’ajuster le tir avant qu’il ne soit trop tard.

Connecter Formaltis au SIRH pour éviter les doubles saisies

L’un des principaux freins à l’adoption d’un outil, c’est la saisie en doublon. En intégrant Formaltis au SIRH existant via les webservices proposés, on automatise les flux de données (création de collaborateurs, mise à jour des postes, remontée des formations réalisées) et on réduit considérablement la charge administrative.

Formaltis face aux enjeux actuels de la formation

Le paysage de la formation professionnelle évolue vite. Digitalisation des processus RH, montée en puissance des obligations réglementaires, nécessité de mesurer le retour sur investissement : les responsables formation sont sous pression. Dans ce contexte, un outil comme Formaltis prend tout son sens.

La centralisation des données permet de répondre rapidement aux demandes d’audit ou de contrôle. Le module GPEC aide à anticiper les mutations de métiers et à préparer les collaborateurs aux évolutions de leur poste. Le suivi budgétaire donne une visibilité claire sur les dépenses et permet de défendre les arbitrages auprès de la direction.

Ce n’est pas un hasard si les entreprises qui digitalisent leur gestion de la formation constatent en moyenne une réduction significative du temps consacré aux tâches administratives. Moins de temps passé à relancer par mail, à consolider des tableaux Excel, à chercher une information dans un dossier papier. Plus de temps pour ce qui compte vraiment : accompagner les collaborateurs dans leur montée en compétences.

Ce qu’il faut retenir sur Formaltis

Formaltis est un logiciel de gestion de la formation qui a fait le choix de la spécialisation et de la profondeur fonctionnelle. Sa couverture complète — plan de formation, GPEC, entretiens, budget, reporting, portail RH — en fait un outil particulièrement adapté aux entreprises et aux centres de formation qui cherchent à professionnaliser leur approche.

Son architecture full web facilite le déploiement et l’accès depuis n’importe quel poste. Son intégration au SIRH limite les doubles saisies. Et son module de reporting offre la visibilité dont les responsables formation ont besoin pour piloter efficacement leur activité.

Si vous êtes en train de comparer les solutions du marché, Formaltis mérite clairement de figurer sur votre shortlist. À condition, bien sûr, de prendre le temps de structurer vos référentiels en amont et d’impliquer vos managers dans la démarche. Un bon outil sans une bonne organisation, ça ne fait pas de miracles. Mais un bon outil avec une bonne organisation, ça change la donne.