La facture acquittée est un document comptable qui atteste du règlement intégral d’une créance par un client envers son fournisseur. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle constitue une preuve de paiement à forte valeur juridique, indispensable en cas de litige ou de contrôle fiscal. Que vous soyez dirigeant de PME, artisan ou profession libérale, comprendre son fonctionnement vous évitera bien des tracas administratifs et financiers.
Dans ce guide complet, découvrez ce qu’est exactement une facture acquittée, quelles mentions elle doit comporter, qui peut l’établir et dans quels cas elle devient un atout stratégique pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Définition simple et concrète
Une facture acquittée est une facture classique sur laquelle le fournisseur appose la mention « acquittée » une fois le paiement intégralement reçu. Ce n’est pas un nouveau document : il s’agit de la mise à jour de la facture d’origine, qui conserve le même numéro.
L’acquittement signifie que le créancier reconnaît, par écrit, que sa créance est éteinte. Le terme fait référence à l’acquit, une mention portée sur un titre de créance pour constater le paiement de la dette et la libération du débiteur.
Points clés à retenir :
- La facture acquittée n’est pas un document supplémentaire, c’est la facture initiale annotée
- Elle atteste du règlement total de la somme due
- Elle doit être conservée pendant 10 ans par les deux parties (article L123-22 du Code de commerce)
- Sa durée de conservation est de 3 ans pour le format électronique
Différence entre facture acquittée et facture classique
Une facture classique indique ce qui est dû. La facture acquittée, elle, prouve que le paiement a effectivement eu lieu. Cette distinction est fondamentale :
| Critère | Facture classique | Facture acquittée |
|---|---|---|
| Fonction | Demande de paiement | Preuve de paiement |
| Statut | Créance en cours | Créance éteinte |
| Mentions spécifiques | Non | Oui (date, mode, référence) |
| Valeur probatoire | Limitée | Forte |
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Les mentions obligatoires d’une facture acquittée
Pour qu’une facture acquittée soit conforme et recevable devant un tribunal, elle doit impérativement comporter certaines mentions en plus des éléments habituels de facturation :
- La mention « acquittée » : clairement visible sur le document. La mention « payée » est acceptée mais moins formelle
- La date du règlement : le jour exact où le paiement a été reçu ou débité
- Le mode de paiement : virement bancaire, chèque, carte bancaire, espèces, prélèvement
- Les références du règlement : numéro de chèque, référence de virement, numéro de transaction
- La signature du fournisseur : facultative mais fortement recommandée pour renforcer la validité
Attention : une facture acquittée incomplète risque de ne pas être recevable en cas de litige. Veillez à renseigner systématiquement toutes les mentions.
Les mentions habituelles de toute facture doivent également figurer : identification du vendeur et de l’acheteur, dénomination sociale, numéro de TVA intracommunautaire, détail des prestations ou produits, montant HT et TTC.
Qui peut établir une facture acquittée ?
Contrairement à une idée reçue, le fournisseur n’est pas le seul à pouvoir acquitter une facture. Trois acteurs peuvent apposer cette mention :
Le fournisseur (cas le plus courant)
Le fournisseur émet sa facture puis, une fois le paiement reçu sur son compte bancaire professionnel, il appose la mention « acquittée » sur le document d’origine. C’est le scénario classique dans les relations commerciales B2B.
Le client (débiteur)
Le client peut lui-même acquitter la facture reçue. Dès que son compte bancaire est débité de la somme totale, il annote la facture et peut l’envoyer au fournisseur, accompagnée éventuellement d’une copie de son relevé bancaire ou d’une preuve de virement.
Le comptable public
Dans le cadre des marchés publics, le comptable public est responsable de l’approbation du relevé de mandat accompagnant les factures des entrepreneurs contractuels. Il appose sa signature et indique la date de paiement prévue pour chaque facture.
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Valeur juridique de la facture acquittée
Une preuve de paiement recevable en justice
La facture acquittée possède une valeur probatoire importante devant les tribunaux. Conformément à l’article 1342-8 du Code civil, le paiement se prouve par tout moyen. Présenter une facture portant la mention « acquittée » constitue un moyen fort de justification.
L’article 1353 du Code civil précise également que celui qui se prétend libéré d’une obligation doit justifier le paiement. La facture acquittée remplit parfaitement ce rôle.
En pratique, la facture acquittée sert à :
- Prouver le paiement en cas de contestation par le fournisseur
- Se défendre lors d’un contrôle fiscal, notamment pour justifier la TVA collectée ou déductible
- Clore un contrat ou une relation commerciale de manière formelle
- Justifier des dépenses dans le cadre de demandes de subventions et aides européennes
Délais de prescription à connaître
En cas de litige entre un client et un fournisseur, les délais à retenir sont les suivants :
- 5 ans : délai de recours entre professionnels (prescription de droit commun)
- 2 ans : délai de prescription pour un particulier
- 10 ans : durée de conservation obligatoire des documents comptables
Au-delà de ces délais, le recouvrement ne peut plus être demandé.
Quand la facture acquittée est-elle indispensable ?
Bien qu’elle soit facultative sur le plan légal, la facture acquittée devient incontournable dans plusieurs situations :
Dans le secteur du BTP
Les chantiers impliquent des paiements échelonnés sous forme d’acomptes versés à chaque étape des travaux. Un artisan ou une entreprise du bâtiment a tout intérêt à émettre une facture acquittée après chaque règlement pour sécuriser la traçabilité financière du projet.
Pour les prestations de services complexes
Lorsqu’une mission est découpée en plusieurs phases avec des acomptes, la facture acquittée permet de clarifier quels paiements ont été effectués. C’est un outil précieux pour les consultants, agences web, graphistes ou freelances en activité.
Pour obtenir des aides et subventions
De nombreux organismes publics, notamment pour le versement des aides européennes, exigent des factures acquittées comme justificatif de dépenses. Sans ce document, votre demande de financement risque d’être rejetée.
Pour un dossier bancaire
Votre banquier peut demander des factures acquittées pour instruire un dossier de prêt professionnel ou évaluer la santé financière de votre entreprise.
Comment établir une facture acquittée : étapes pratiques
Voici la marche à suivre pour acquitter correctement une facture :
- Vérifiez la réception intégrale du paiement sur vos relevés bancaires. Ne jamais acquitter une facture avant confirmation du paiement complet
- Reprenez la facture d’origine : ne créez jamais un nouveau document, conservez le même numéro de facture
- Apposez la mention « acquittée » de manière visible, idéalement en haut du document ou près du montant total
- Ajoutez les détails du règlement : date, mode de paiement, référence de transaction
- Signez le document (recommandé) et apposez votre cachet commercial si vous en disposez
- Conservez une copie dans vos archives comptables et transmettez l’original au client
Conseil de dirigeant : intégrez l’acquittement des factures dans votre routine comptable mensuelle. Un logiciel de facturation peut automatiser ce suivi et vous alerter sur les factures en attente de rapprochement bancaire.
Alternatives à la facture acquittée
En l’absence de facture acquittée, d’autres moyens permettent de prouver un paiement :
- Le relevé bancaire : il doit mentionner clairement le nom du fournisseur ou le numéro de facture. Sa valeur probatoire est toutefois inférieure à celle de la facture acquittée
- L’attestation bancaire : votre banque peut fournir un document certifiant un virement ou l’encaissement d’un chèque
- La certification par un expert-comptable : un professionnel du chiffre peut attester d’un état récapitulatif des dépenses payées
- Le constat de commissaire de justice (ex-huissier) : solution de dernier recours, ce document a une valeur probante irréfutable mais implique un coût. Le délai de prescription est de 5 ans pour un professionnel
Pour les micro-entrepreneurs qui n’ont pas d’expert-comptable, les relevés bancaires avec un libellé explicite restent la solution la plus accessible.
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Facture acquittée et facturation électronique
Avec la réforme de la facturation électronique qui se déploie progressivement en France, la question de la facture acquittée évolue. Les logiciels de facturation modernes permettent de suivre le statut de chaque facture en temps réel grâce au rapprochement bancaire automatique.
La mention « acquittée » perd en nécessité au quotidien lorsque l’outil de gestion affiche clairement le statut « payée » d’une facture. Cependant, elle conserve toute son importance pour :
- Les relations avec les organismes publics et banques
- Les demandes de subventions nécessitant des justificatifs formels
- Les situations de litige où un document signé fait foi
La dématérialisation n’a donc pas rendu la facture acquittée obsolète, elle a simplement modifié ses cas d’usage prioritaires.
FAQ : les questions fréquentes sur la facture acquittée
La facture acquittée est-elle obligatoire ?
Non, la facture acquittée n’est pas une obligation légale. Seule l’émission de la facture initiale est obligatoire. Cependant, certains secteurs comme le BTP ou les marchés publics la rendent quasi indispensable en pratique.
Peut-on acquitter une facture d’acompte ?
Oui, il est tout à fait possible d’acquitter une facture d’acompte. Chaque acompte versé peut donner lieu à une facture acquittée, ce qui est particulièrement utile pour les projets à paiements échelonnés.
Quelle différence entre « acquittée » et « payée » ?
Les deux mentions sont recevables. Toutefois, la mention « acquittée » est plus formelle et plus courante dans les usages professionnels. Pour garantir la conformité de votre document, privilégiez « acquittée ».
Que faire si mon fournisseur refuse d’acquitter ma facture ?
Si votre fournisseur refuse, vous pouvez utiliser d’autres preuves : relevé bancaire, attestation de votre banque, ou en dernier recours, faire appel à un commissaire de justice. Pensez également à conserver toute correspondance écrite.
Combien de temps conserver une facture acquittée ?
La durée légale de conservation est de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce. Pour les factures électroniques, ce délai est réduit à 3 ans.
La facture acquittée a-t-elle un impact sur la déclaration de TVA ?
Oui, pour les prestations de services, la TVA collectée ou déductible ne peut être déclarée qu’après exécution du paiement. Le moment de l’acquittement correspond donc au moment où la TVA peut être prise en compte, ce qui rend la facture acquittée particulièrement utile pour les prestataires soumis à la TVA sur les encaissements.